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Secondo l’art. 4, comma 1, del D.Lgs. n. 28/2010, il procedimento di mediazione ha inizio con il deposito di apposita istanza presso un Organismo di Mediazione.
La scelta del legislatore appare decisa nell’escludere modalità diverse di avvio del procedimento, come, ad esempio, la comunicazione/notificazione diretta dell’istanza alla controparte.
Una volta ricevuta l’istanza, mediante strutture organizzative idonee alla ricezione ed alla registrazione delle stesse (di solito dette Segreterie), il responsabile dell’organismo designa il mediatore e fissa il primo incontro tra le parti, comunicando, quindi, la domanda e la data del primo incontro alla parte chiamata, adempimento che può avvenire anche a cura della parte istante, con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione (art. 8, comma 1, d.lgs. n. 28/2010). Si sottolinea che i regolamenti dei singoli Organismi possono liberamente prevedere l’attribuzione dell’onere della comunicazione all’uno e/o all’altra.
In particolare, il regolamento di Gruppo 101 prevede, all’art. 2, che “l’istante può farsi parte attiva, con ogni mezzo idoneo, per effettuare la comunicazione anche alla controparte”, sottolineando opportunamente che (art. 13: responsabilità delle parti) “è di competenza esclusiva delle parti: a) … eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza”. Come dire che l’Organismo non è responsabile del decorso dei termini di prescrizione e/o di decadenza, se il richiedente non solo attende l’approssimarsi del limite per procedere al deposito della domanda, ma, altresì, omette qualsiasi segnalazione in tal senso.
Quanto alle modalità di tale comunicazione, la legge nulla dispone, se non che debba trattarsi di modalità idonee ad assicurarne la ricezione da parte del destinatario. In particolare, non trattandosi di atto processuale, deve escludersi l’obbligatorietà della procedura notificatoria di cui agli artt. 136 ss. c.p.c., mentre le modalità concrete della comunicazione dell’istanza – stabilite nei singoli regolamenti – possono essere le più varie, in ossequio al generale principio di libertà delle forme, proprio del procedimento di mediazione, purché rispondano all’unico requisito prescritto dell’idoneità ad assicurare la ricezione degli atti. In proposito, è assodato che sono strumenti idonei la raccomandata con avviso di ricevimento, la consegna a mani del destinatario, l’utilizzo di posta elettronica certificata e, con alcune riserve in ordine alla certezza della prova della ricezione, la comunicazione a mezzo telefax.
Si è visto come l’art. 4 del D. Lgs. 28/2010 determini l’inizio del procedimento di mediazione a far tempo dalla presentazione della domanda, in ossequio alla previsione che la domanda di mediazione è presentata mediante deposito presso un organismo. Ciò, lascerebbe intendere che il deposito di detta domanda determini la pendenza del procedimento di mediazione.
Tuttavia, sempre l’art. 4 comma 1, stabilisce che, per determinare il tempo della domanda, si ha riguardo alla ricezione della comunicazione. Tale comunicazione è, evidentemente, la comunicazione della domanda e della relativa fissazione del primo incontro da parte del responsabile dell’organismo e/o ad istanza di parte, di cui all’art. 8, comma 1.
Si pone, allora, il problema della precisa individuazione del momento in cui si determina la pendenza del procedimento di mediazione, rilevante non solo nell’ipotesi di concorrenza di più domande, nonché per l’individuazione del regolamento di procedura applicabile, ma anche ai fini della produzione degli effetti che la legge collega alla domanda di mediazione, cioè l’oggetto di questo commento.
Secondo l’art. 5, comma 6, infatti, “Dal momento della comunicazione alle altre parti, la domanda di mediazione produce sulla prescrizione i medesimi effetti della domanda giudiziale. Dalla stessa data, la domanda di mediazione impedisce altresì la decadenza per una sola volta, ma se il tentativo fallisce la domanda giudiziale deve essere proposta entro il medesimo termine di decadenza, decorrente dal deposito del verbale di cui all’articolo 11 presso la segreteria dell’organismo”.
Alla comunicazione della domanda alle altre parti il decreto legislativo attribuisce, pertanto, la produzione di singoli effetti sostanziali e processuali propri della domanda giudiziale: precisamente (i) sulla prescrizione dei diritti controversi, gli stessi effetti che determina la proposizione della domanda giudiziale; (ii) sulla decadenza, il suo impedimento, sia pure per una volta sola, e con la precisazione che, se il tentativo di mediazione fallisce, la domanda giudiziale deve essere proposta nel nuovo termine di decadenza, di estensione pari a quello originario, decorrente a far data dal deposito, presso la segreteria dell’organismo, del verbale di mancata conciliazione. Il meccanismo, in realtà, non produce un vero impedimento della decadenza, ma solo un effetto interruttivo e sospensivo, allo scopo di evitare il rischio che si mantenga aperto all’infinito il termine di decadenza, mediante reiterazione di domande di mediazione.
In ogni caso, il prevalente riferimento della legge alla comunicazione dell’istanza sembra far propendere per l’individuazione del momento in cui si perfeziona tale comunicazione, come determinante, ai fini della produzione degli effetti della domanda di mediazione.
Tuttavia, se, da un lato, tale soluzione contrasta con la regola, di recente codificata, ma da tempo conosciuta, per cui la pendenza dei processi che si introducono con ricorso si individua con riferimento alla data del deposito dello stesso, dall’altro lato, il riferimento alle altre parti non consente di stabilire se i detti effetti sostanziali e processuali della domanda di mediazione si producano solo in seguito alla comunicazione a tutte le parti o alla prima soltanto di esse.
La comunicazione si perfeziona, naturalmente, nel momento in cui la manifestazione di volontà del proponente la mediazione giunge alla conoscenza della parte chiamata; il tutto, peraltro, rammentando che gli effetti possono ritenersi anticipati al momento dell’invio della comunicazione, secondo il principio noto dello sdoppiamento del momento di perfezionamento della notificazione, di cui a Corte Cost. n. 28/2004. In particolare, Cass. 04.09.2008 n. 22287 ha precisato che un atto anche stragiudiziale deve ritenersi tempestivo quanto ai suoi effetti tipici, se consegnato all’ufficio postale entro il termine previsto per la sua efficacia, ancorché recapitato al destinatario successivamente (nella fattispecie, si trattava di raccomandata di impugnazione al licenziamento).
Con riferimento alle caratteristiche dell’atto idoneamente interruttivo (art. 2943 c.c.: “la prescrizione è interrotta dalla notificazione dell'atto con il quale si inizia un giudizio – mentre il procedimento di mediazione non può essere considerato, sotto nessun aspetto,un giudizio – … La prescrizione è inoltre interrotta da ogni altro atto che valga a costituire in mora il debitore e dall'atto notificato con il quale una parte, in presenza di compromesso o clausola compromissoria, dichiara la propria intenzione di promuovere il procedimento arbitrale, propone la domanda e procede, per quanto le spetta, alla nomina degli arbitri”), la legge prevede che l’istanza di mediazione deve contenere l’indicazione dell’organismo, delle parti ed esplicitare l’oggetto e le ragioni della pretesa, disciplinando, quindi, il contenuto dell’istanza di mediazione sulla falsariga di quanto stabilito dal codice di procedura civile per la domanda giudiziale (art. 163 c.p.c).
Peraltro, attesa la già ripetuta natura non giudiziale della mediazione, le nozioni richiamate nella disciplina legislativa del contenuto dell’istanza, proprie del processo giudiziale, possono essere intese in modo più elastico. Così, se è vero che l’oggetto della controversia sulla quale si provoca l’intervento della mediazione deve essere individuato, è da escludere che l’eventuale mancanza di uno degli elementi indicati possa determinare la nullità dell’atto, ritenendosi consentita l’integrazione successiva, ai fini della procedibilità della mediazione. Anche il regolamento di Gruppo 101, all’art. 2, mentre disciplina dettagliatamente il contenuto della domanda di mediazione, non dispone alcuna sanzione in difetto.
Atteso, però che l’eventuale eccezione di prescrizione non verrebbe, evidentemente, trattata all’interno del procedimento di mediazione, ma nella successiva fase giudiziale, si suggerisce alla parte proponente di attenersi in modo aderente ai principi di individuazione della domanda giudiziale, come caratteristiche di atto idoneamente interruttivo della prescrizione e/o della decadenza.
Avv. Alessandro Martini
