Scopri le domande più frequenti

Quali requisiti deve avere il responsabile di sede?

Il Responsabile di Sede è un Professionista (avvocato, notaio, commercialista, ecc.), interessato alla mediazione, con buone capacità relazionali e attitudine al lavoro di gruppo, determinato ad intraprendere una nuova esperienza imprenditoriale da affiancare alla sua professione.

Sono un avvocato. Posso adibire una porzione del mio Studio legale a Centro di mediazione?

No. Il Codice deontologico forense (art. 55 bis) prevede il divieto per l’avvocato di consentire che l’organismo di mediazione abbia sede, a qualsiasi titolo, presso il suo Studio o che quest’ultimo abbia sede presso l’organismo di mediazione.

Sono un commercialista/notaio/consulente. Posso adibire una porzione del mio Studio a Centro di mediazione?

Si. Non è previsto alcun divieto in questo senso. In ogni caso sarà opportuno predisporre alcuni piccoli accorgimenti per tenere separate le due attività.

Ci sono limiti di età per diventare Responsabile di Sede?

No. L’importante è che si abbia una normale dimestichezza con il pc (word e posta elettronica) e con le altre risorse informatiche per poter sfruttare tutte le potenzialità del software predisposto da 101Mediatori.

Quali sono gli adempimenti principali del Responsabile di sede?

Il Responsabile di Sede è il referente dell’Organismo presso la Sede. Pertanto è tenuto a verificare che la Sede sia sempre efficiente ed adeguata,  che le singole mediazioni siano correttamente gestite e che i mediatori osservino tutte le direttive comunicate dall’Organismo.

È previsto un percorso di formazione per il Responsabile di Sede?

Prima che la Sede Secondaria diventi operativa, viene richiesto al Responsabile di Sede lo studio di alcuni video illustrativi del funzionamento del software e descrittivi dell’intera procedura di mediazione, secondo il protocollo adottato dall’Organismo. In aggiunta, vengono forniti una serie di contributi (la “Guida sulla mediazione”, realizzata appositamente dall’Organismo, un Manuale sulle tecniche di mediazione, il forum interno, ecc.) che completano la formazione del Responsabile.

Come viene gestita l'apertura di una sede?

A differenza di alcuni organismi che vantano di aprire una sede in due settimane (senza poi fornire alcun supporto), 101mediatori ha previsto 6 diverse fasi per l'apertura della sede. Nelle varie fasi il candidato è supportato da varie figure (responsabile affiliazioni, responsabile qualità, responsabile marketing) che gli consentiranno di giungere all'apertura di una sede efficiente. Le fasi sono:

I    Fase esplorativa: una prima conoscenza del candidato e della sede;

II   Fase conoscitiva: esame contratto di responsabile di sede, contratto con i mediatori e visione dei video sulle nostre modalità operative; la fase si conclude con la sottoscrizione dei contratti;

III  Fase di formazione: particolare attenzione è dedicata alla formazione del responsabile di sede attraverso lo studio di manuali e video sulla mediazione e sull'uso del gestionale; la fase si conclude con un test con il Responsabile Qualità dell'Organismo;

IV  Fase operativa: preparazione della sede (email, telefoni, targhe, pec, foto, creazione della pagina del sito, ecc.);

V   Fase di selezione: il responsabile procede alla selezione dei mediatori di zona; i candidati saranno avvisati della opportunità tramite una nostra newsletter;

VI  Fase di promozione: apertura della sede e promozione sul territorio.

Come viene verificata l’effettiva formazione del Responsabile di Sede?

Il livello di preparazione del Responsabile di Sede costituirà oggetto di un test di verifica con il Responsabile Qualità dell’Organismo e solo all’esito del superamento positivo dello stesso potrà procedersi con l’apertura della sede. Siamo dell'avviso che " quanto più è duro l'allenamento, tanto più è facile vincere la partita".

E’ previsto un affiancamento continuo delle sedi Secondarie?

101Mediatori ha creato un help desk, con un call center specificamente dedicato alle Sedi Secondarie, in grado di assicurare un affiancamento continuo ai rispettivi Responsabili nelle situazioni più complesse.

Il Responsabile di Sede Secondaria può svolgere contemporaneamente attività per conto di altro Organismo di mediazione?

No. Il Responsabile di Sede ha un rapporto di esclusiva con l’Organismo, con conseguente impossibilità di ricoprire contemporaneamente il ruolo di responsabile di sede o di mediatore per conto di altro Organismo di mediazione.

È previsto un contributo iniziale o periodico per l’apertura della Sede Secondaria?

Nessun compenso periodico o diritto di ingresso è richiesto dal nostro Organismo. I compensi sono in percentuale sul fatturato.

Quale è la spesa prevedibile per l’avvio della sede?

Oltre alle spese di allestimento della sede (tavoli riunione, sedie, ecc.) e quelle per dotarla delle attrezzature tecnologiche (stampanti, fax, scanner, ecc.), è necessario prevedere un'ulteriore spesa di circa 300 euro (per le spese di registrazione del contratto, la realizzazione ed installazione della targa, ecc.).

Quale è il tempo necessario per l’apertura della sede?

Le attività da svolgersi per giungere all’apertura di una sede secondaria sono molteplici e richiedono un tempo medio di almeno 1-2 mesi. Si consideri: la registrazione dei contratti, la ricerca dei mediatori, lo studio del software e dei contributi sulla mediazione, l'allestimento della sede, ecc. Abbiamo creato una check list con tutti gli adempimenti per non lasciare nulla al caso e per far si che il Responsabile sia in grado di gestire efficientemente la Sede una volta aperta.

È necessario aver conseguito l’attestato di mediatore professionista per diventare Responsabile di Sede?

Per l’avvio della sede secondaria non è necessario che il Responsabile di Sede abbia conseguito la qualifica di Mediatore civile. Tuttavia, il relativo titolo dovrà essere acquisito entro 6 mesi dall'apertura della sede. E' bene ricordare che gli avvocati sono mediatori di diritto e devono fare un semplice corso di 16 ore.

Il Responsabile di Sede può svolgere il ruolo di mediatore presso la stessa Sede?

Si, sebbene entro determinati limiti (calcolati rispetto al fatturato della Sede e al numero di mediazioni attivate) posti allo specifico fine di evitare un eccessivo accentramento di funzioni in un unico soggetto.

È necessaria la presenza di personale di segreteria presso la Sede Secondaria?

È necessaria la  presenza giornaliera di personale di segreteria (da individuarsi anche tra i collaboratori già in esercizio presso il proprio Studio) specificamente dedicato all’attività di mediazione per almeno due giorni a settimana, per almeno un paio d'ore. Ciò consente al Responsabile di Sede di liberarsi da tutte le attività amministrative e di cancelleria.

Quali sono gli orari di apertura della Sede Secondaria?

Salvo che non ricorrano particolari esigenze e, comunque, per il primo periodo di avviamento, deve essere garantita una apertura minima di almeno due ore per due giorni a settimana (ad esempio, dalle 15 alle 19). In ogni caso deve essere predisposto un servizio di segreteria telefonica negli orari di chiusura o trasferimento di chiamata.

Quali caratteristiche deve avere l’immobile per poter essere adibito a centro di mediazione?

I requisiti minimi per i locali da adibire a centro di mediazione sono i seguenti:

• almeno una sala riunione, con capienza di almeno 8-10 posti, da destinare (anche non in via esclusiva) all’attività di mediazione;
• struttura di segreteria al servizio (anche non esclusivo) della sede secondaria aperta almeno 2 giorni a settimana, es. ore 15-19;
• arredo tecnologico (connessione adsl internet, pc, fax, fotocopiatrice, scanner multipagine, stampante, telefono).

Costituisce titolo preferenziale l’ubicazione nelle immediate vicinanze del Palazzo di Giustizia (ove esistente) o nel centro commerciale della città.

È possibile la presenza di più sedi secondarie nella stessa città?

Si, ma soltanto a determinate condizioni ed entro certi limiti.

Posso aprire una sede in provincia?

Si ma, salvo casi particolari, solo nelle città con popolazione superiore a 40.000 abitanti.

Come viene calcolato il compenso del Responsabile di Sede?

Il compenso è liquidato in misura percentuale sul fatturato riferito ad ogni singola pratica di mediazione svolta presso la Sede Secondaria.

Chi seleziona i mediatori che opereranno presso la Sede Secondaria?

I mediatori sono selezionati dal Responsabile di Sede, sulla base della valutazione del curriculum ed all’esito di un colloquio. In ogni caso l’Organismo fornisce ogni supporto nella selezione dei mediatori di zona, condividendo le decisioni del Responsabile di Sede.

Quanti mediatori possono operare presso una Sede Secondaria?

Il numero di mediatori è definito sulla base del numero di abitanti della Provincia e del numero di avvocati iscritti presso il competente Ordine territoriale.

Chi designa i mediatori che tratteranno le pratiche di mediazione avviate presso la Sede Secondaria?

La decisione è demandata al Responsabile di Sede il quale, tenuto conto della specializzazione e dell’esperienza di ognuno dei mediatori iscritti nell’elenco nonché delle preferenze eventualmente espresse dall’istante, designerà quello maggiormente preparato per la trattazione del procedimento.

Occorrono capacità particolari per l’utilizzo del software gestionale messo a disposizione delle sedi secondarie?

Il software è molto semplice, ma è certamente richiesta una normale dimestichezza nell’utilizzo dei più comuni programmi di videoscrittura nonché una buona capacità di utilizzo delle altre risorse informatiche (navigazione su internet, skype, programmi di posta elettronica, word, ecc.).

Il Responsabile di Sede ha la possibilità di tenere sempre sotto controllo i singoli procedimenti di mediazione e l’attività svolta da ogni singolo mediatore?

Certamente, questa costituisce una delle principali attività del Responsabile di Sede che viene coadiuvato dal personale di segreteria. In ogni caso, la creazione di un’area riservata ad ogni cliente ed avvocato, dove poter visionare tutti i documenti e le comunicazioni riferite alla pratica, agevola sensibilmente tale adempimento.

Chi si occupa della promozione della sede?

La promozione a livello nazionale (portale on line dell’Organismo, pubblicità, newsletter di aggiornamento, posizionamento nei motori di ricerca, ecc.) viene gestita dall’Organismo. La promozione della singola Sede secondaria nella provincia di competenza viene, invece, demandata al Responsabile di Sede, che anche in questo compito sarà affiancato dal Responsabile marketing dell’Organismo.

Qualora il Responsabile di Sede sia in difficoltà nella gestione di un procedimento a chi potrà rivolgersi?

L’Organismo mette a disposizione un help desk, con un call center specificamente dedicato alle esigenze delle sedi secondarie, in grado di fornire un continuo affiancamento che possa rendere piacevole anche la più complessa delle esperienze di mediazione.