Dipartimento dell'Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi
Direzione Generale di Statistica
Oggetto: Circolare tecnica 22 ottobre 2014 (recante modifiche alla Circolare tecnica 15 novembre 2013) della Direzione generale di Statistica sulla rilevazione statistica delle mediazioni civili trattate dagli Organismi abilitati, ai sensi del D. Lgs. 4 marzo 2010, n. 28.
La Direzione Generale di Statistica del Ministero della Giustizia ha assunto la responsabilità di realizzare il monitoraggio statistico dei procedimenti di mediazione trattati dagli Organismi abilitati come previsto dal Decreto Legislativo 4 marzo 2010, n. 28.
La rilevazione statistica delle mediazioni civili è stata avviata nel mese di Marzo 2011.
La rilevazione statistica è riferita a tutte le tipologie di mediazione - obbligatoria, volontaria e demandata dal giudice - e riguarda sia i flussi numerici di procedimenti sia una serie di informazioni descrittive ed economiche quali l’esito del procedimento, la forma giuridica delle parti, la materia, le indennità corrisposte, etc.
La rilevazione statistica delle mediazioni ha cadenza trimestrale (il “periodo di riferimento” è pertanto uno dei quattro trimestri dell’anno solare: gennaio-marzo, aprile-giugno, luglio-settembre, ottobre-dicembre).
Tutti gli Organismi di mediazione abilitati presso il Ministero della Giustizia hanno l’obbligo di rispondere alla rilevazione in oggetto.
La mancata comunicazione dei movimenti di procedimenti sarà considerato indizio di inattività dell’Organismo che potrebbe condurre alla sospensione, e nei casi più gravi, alla cancellazione dal registro, come previsto dall’art. 10 del DM 18 Ottobre 2010, n. 180 e ribadito nelle successive circolari ministeriali.
I poteri di controllo del Ministero della Giustizia riguardano anche aspetti inerenti la qualità delle statistiche rilevate, pertanto, la comunicazione dei dati da parte degli Organismi deve rispondere a requisiti di veridicità, completezza e imparzialità. Si sottolinea, pertanto, la necessità di adempiere al monitoraggio statistico rispettando i criteri di veridicità, completezza ed imparzialità della rilevazione.
La rilevazione statistica delle mediazioni civili consiste nella compilazione on-line ovvero nell’invio di file elettronici, di due modelli:
“Modello Trimestrale di Rilevazione dei Flussi di Mediazioni” (maschera d’acquisizione denominata “Riepilogo”);
“Scheda per Singolo Procedimento di Mediazione Definito” (maschera d’acquisizione denominata “Scheda mediazione”).
Il Modello Trimestrale rileva i flussi complessivi di procedimenti trattati da ciascun Organismo nel periodo di riferimento. Nel Modello Trimestrale i flussi sono distinti per stato di avanzamento (Pendenti iniziali, Iscritti, Definiti, Pendenti Finali) e per materia del procedimento (Diritti reali, Divisione, Locazione, etc.).
La Scheda per Singolo Procedimento rileva, invece, informazioni di sintesi relative a ciascun procedimento concluso, indipendentemente dall’esito, nel trimestre di riferimento.
La versione stampabile del Modello Trimestrale e della Scheda per Singolo Procedimento corredati della legenda illustrativa dei vari campi, sono disponibili su internet all’indirizzo web https://dgstat.giustizia.it .
Per poter accedere alla procedura di rilevazione statistica e ricevere le credenziali d’accesso all’Area riservata ai Mediatori, gli Organismi devono individuare un referente responsabile per i rapporti con la Direzione Generale di Statistica del Ministero della Giustizia; il referente potrà generare in modo autonomo le credenziali suddette utilizzando la funzione di “auto-registrazione” messa a disposizione sul sito indicato al punto ix. L’utenza dovrà essere: dgstat\nome.cognome .
Gli Organismi in possesso dell’utenza e della password d’accesso all’Area riservata ai Mediatori, dovranno compilare i modelli di rilevazione on-line secondo le seguenti modalità:
Collegarsi al sito https://dgstat.giustizia.it
Inserire le credenziali d’accesso nella maschera “Account Login” e cliccare su “Speciale Mediatori”.
Cliccare sulla finestra “Menù Rilevazioni”;
Cliccare su “Mediazioni civili – Riepilogo” o “Mediazioni civili – Scheda mediazione”;
Cliccare sul periodo oggetto della rilevazione (per esempio 1 trimestre 2014) e sulla denominazione dell’Organismo che compare sulla destra. Verrà così visualizzata la maschera d’inserimento e si potrà procedere con la compilazione dei campi. Accanto al nome dell’Organismo è visibile una “bandierina” che assume colori diversi a seconda dello stato di lavorazione, inserimento e salvataggio, come di seguito meglio descritto:
Rosso: se l’Organismo non ha inserito dati nella maschera, non ha salvato neppure parzialmente i dati inseriti o non ha compilato le schede per singolo procedimento definito (in numero uguale ai definiti riportati nel Modello Trimestrale dei flussi).
Giallo: se l’Organismo ha inserito una parte dei dati richiesti nella maschera e salvato parzialmente o ha inviato, in formato elettronico, i dati di un periodo senza aver trasmesso quello/i del/i periodo/i precedenti/i .
Verde: se l’Organismo ha inserito tutti i dati richiesti nel Modello Trimestrale dei flussi, salvato definitivamente e compilato le Schede per Singolo Procedimento Definito (in numero uguale ai definiti riportati nel Modello Trimestrale dei flussi). L’Organismo potrà stampare la ricevuta dell’invio del modello “Riepilogo” (cliccando sull’icona riproducente un foglio con un lembo piegato) e il modello compilato (cliccando sull’icona riproducente una stampante). La stampa dell’elenco delle “Schede mediazione” si potrà avere cliccando sul link “Stampa elenco schede inserite” posto nella maschera d’acquisizione dati “Mediazioni civili – Scheda mediazione”; detta stampa permette anche di evidenziare i procedimenti salvati provvisoriamente.
L’Organismo deve inviare a questa Direzione Generale, entro il giorno 30 del mese successivo alla scadenza del trimestre da rilevare (30 Aprile, 30 Luglio, 30 Ottobre, 30 Gennaio) il Modello Trimestrale riepilogativo dei flussi e un numero di Schede per Singolo Procedimento di Mediazione Definito pari al numero delle mediazioni concluse, come riportato nella colonna “(f) Totale Definiti” del Modello Trimestrale per il periodo di riferimento.
Alcune regole da osservare nella compilazione:
Ciascun Organismo è responsabile della rilevazione statistica in oggetto a prescindere dal numero delle sedi operative in cui esso è strutturato. Di conseguenza, ciascun Organismo dovrà inviare, per ciascun periodo, un solo Modello Trimestrale che raccoglierà i flussi relativi all’intera attività dell’Organismo, anche se svolta presso più sedi operative. Le sedi operative possono invece in autonomia comunicare le Schede dei procedimenti definiti presso la loro struttura accedendo all’Area riservata del sito della Direzione https://dgstat.giustizia.it con le credenziali d’accesso del referente della sede legale.
I dati statistici dovranno essere sempre trasmessi dall’Organismo anche se nel trimestre non ci sono state iscrizioni (in questo caso la maschera viene salvata con valori di iscrizioni pari a zero).
Non può essere compilata la maschera d’acquisizione dati di un trimestre se non è stata compilata quella del/dei trimestre/i precedenti.
Nel Modello Trimestrale deve essere assicurata la congruità fra le pendenze finali di un periodo e quelle iniziali del periodo successivo.
Le Schede per Singolo Procedimento possono essere compilate in momenti diversi poiché il sistema consente sia il salvataggio parziale dei dati di ciascuna scheda sia il salvataggio di ogni singola scheda. A tal fine, si consiglia di procedere alla compilazione delle Schede Singole man mano che i procedimenti di mediazione vengono completati, assicurandosi, tramite verifica dell’apposito contatore, che entro la scadenza prevista per la rilevazione siano state inserite tutte le schede del periodo.
Nella sezione “Dati economici”, gli importi devono essere riportati al netto dell’IVA e nella voce “Importo netto fatturato” deve essere indicato l’importo complessivo della fattura anche se non ancora totalmente incassato.
In caso di errori nella compilazione Modello “Riepilogo”, è necessario richiedere lo svincolo cliccando sull’icona riproducente una catena spezzata posta sulla destra della “bandierina” verde e del nome dell’Organismo. La Direzione generale di Statistica procederà allo svincolo della maschera trimestrale e l’Organismo potrà procedere con le correzioni. Se, invece, si commettono errori nella compilazione delle Schede per Singolo Procedimento Definito, è sufficiente richiamare la scheda, inserendo il suo numero d’ordine, e cliccare su “Modifica”.
Gli Organismi che lo richiedono, in quanto trattano un alto volume di mediazioni e/o in quanto sono dotate di un sistema informativo gestionale, possono inviare le Schede Singole e il Modello Trimestrale in formato elettronico. Gli Organismi che vogliono essere abilitati a tale procedura, possono inviare una richiesta alla Direzione Generale di Statistica all’indirizzo mediazione.dgstatistica.dog@giustizia.it e saranno ricontatti per ricevere informazioni sul tracciato record compatibile alla comunicazione automatizzata dei dati.
Roma, 22 ottobre 2014
IL DIRETTORE GENERALE
Fabio Bartolomeo
