Prepararsi all’incontro di mediazione

Molto spesso le parti si presentano in mediazione convinte che un accordo possa essere raggiunto solo accettando “un compromesso”, e perciò rinunciano ad avere un atteggiamento propositivo, limitandosi a ribadire le proprie pretese ed affidandosi   all’improvvisazione nella gestione del negoziato e nella valutazione delle proposte altrui.   Di qui il difficile compito dell’avvocato negoziatore che deve riuscire a fare comprendere al cliente che per ottenere un accordo soddisfacente, occorre necessariamente presentarsi in mediazione adeguatamente preparato, non lasciando nulla al caso ed adottando una precisa strategia negoziale che gli consenta di partecipare attivamente alla definizione di un accordo (possibilmente integrativo) che risulti soddisfacente.

a)   La raccolta delle informazioni
Quest’attività preparatoria richiede innanzi tutto di dedicare tempo ed impegno alla raccolta del maggior numero di informazioni possibili. 
In particolare, il cliente deve rendersi disponibile a condividere con il proprio avvocato, non solo le informazioni c.d. “selezionate”, cioè quelle solitamente rilevanti e pertinenti nella gestione delle controversie giudiziali, ma anche quelle c.d. “di genere diverso”, ovvero quelle attraverso le quali l’avvocato, esperto nell’arte della negoziazione, è in grado di individuare l’esatta natura, l’origine ed il perimetro del conflitto che sta dietro la controversia stessa. 
Le informazioni di “genere diverso”, utili al fine di un corretto inquadramento del conflitto, possono riguardare diversi aspetti che attengono alla sfera personale del cliente ed alla relazione con l’altra parte, e richiedono perciò un’adeguata verifica in ordine a:
-   quale sia la relazione passata e presente tra le parti; 
-  eventuali precedenti conflitti; 
- l’eventuale interesse a mantenere la relazione con l’altra parte in caso di accordo;
-   chi sia e  come agisca l’altra parte;
-  emozioni del cliente ed a quelle che manifesta o ha manifestato l’altra parte (negative: collera, tristezza, paura o positive: amore, gioia, sorpresa); 
-  quali siano i bisogni – le necessità – gli interessi;
-  quali siano i blocchi relazionali tra le parti;
-  quali siano le aspettative; 
-  cosa temano/possano temere le parti in caso di mancato raggiungimento di un accordo;
- all’esistenza di terze parti direttamente o indirettamente coinvolte nel conflitto. 
 
Se per l’avvocato la raccolta e disamina delle informazioni rappresenta un utile strumento per l’individuazione dell’esatto perimetro del conflitto, per il cliente   rappresenta l’opportunità di spostare il focus sui reali interessi e bisogni che egli intende soddisfare e di cui la parte spesso non è pienamente consapevole.
 
b)  La definizione di un compiuto quadro negoziale
 L’individuazione dei reali interessi rappresenta un passaggio obbligato nella preparazione della parte all’incontro di mediazione, in esito al quale occorre procedere alla predisposizione   di   un compiuto quadro negoziale, nel quale definire con precisione:  
-  quali sono esattamente tutte le materie oggetto del negoziato; 
-  quale è l’ordine di importanza delle materie oggetto del negoziato e quali sono gli eventuali e possibili mix negoziali;
-  quali sono le proprie alternative (MAAN/PAAN), ed i propri limiti;  
-  quali sono verosimilmente le materie negoziali più importanti per l’altra parte;
-  quali sono le alternative (MAAN/PAAN) e qual è   il probabile punto di resistenza dell’altra parte;
- qual è il proprio punto obiettivo, punto di resistenza e l’offerta iniziale da proporre al fine di ancorare la negoziazione;
-  se esistono   eventuali altri elementi che possono influenzare l’andamento del negoziato (ad es. contesto sociale, fretta dell’altra parte);
- se esistono materie/ questioni su cui le parti si possono accordare o non si possono   accordare;
- se esistono informazioni, documenti, casi che potrebbero far cambiare idea all’altra parte;
- se ci sono problemi causati dalle diverse percezioni, dalla sfiducia o da una cattiva comunicazione tra le parti; 
- cosa è opportuno e strategico che conosca l’altra parte;
- quali circostanze è opportuno o importante riferire al mediatore; 
 Tutti i suindicati elementi che compongono il quadro negoziale, se debitamente analizzati nella fase preparatoria consentono alla parte di affrontare in modo strategico la mediazione, senza rischiare di incorrere in errori che possano compromettere il buon esito di un negoziato. 
 
La parte adeguatamente preparata all’incontro di mediazione ha così  la possibilità di contribuire attivamente al buon esito della mediazione, poiché da un lato è in grado di ottimizzare e facilitare il lavoro del mediatore, grazie alla maggior consapevolezza maturata in ordine ai propri bisogni ed interessi, dall’altro è nella condizione di adottare attivamente alcune strategie nella negoziazione con l’altra parte, attraverso le quali può riuscire a realizzare  l’obiettivo che si è prefissa.   
 
Osservazioni conclusive
Forse a causa della scarsa diffusione della “cultura della mediazione”, ancora oggi le parti faticano, purtroppo, a comprendere quali siano le concrete potenzialità  dello strumento della mediazione nella risoluzione dei conflitti e perciò tendono anche a sottovalutare quanto un’adeguata preparazione possa contribuire significativamente al raggiungimento di un accordo soddisfacente per tutte le parti.   
È perciò auspicabile che in futuro, con il raggiungimento di una maggiore consapevolezza in tal senso, lo strumento della mediazione possa finalmente   dispiegare concretamente tutte le sue potenzialità nella risoluzione dei conflitti.